ما هي خطة مؤسستك للعمل عن بعد في زمن الكورونا؟
ما هي خطة مؤسستك للعمل عن بعد في زمن الكورونا؟
كتبت كالي ويليامز يوست الرئيسة التنفيذية ومؤسسة مجموعة Flex and Strategy Group مقالاً بعنوان "ما هي خطة شركتك للعمل عن بعد في حالات الطوارئ"، والتي تناقش فيها الكاتبة مدى جهوزية المؤسسات في العمل أثناء الحالات الطارئة، وكيف يمكن للمؤسسات أن تستمر في عملها وإنجاز مهامها في ظل الأزمات المفاجئة؟، خاصةً إذا امتدت الأزمة لوقتٍ طويل أو كان معرفة انتهائها أمراً يصعب توقعه، كما هو الحال الآن في ظل تفشي فيروس كورونا في جميع أنحاء العالم.
نحن في آيكون برو للاتصال التنموي، وفي إطار مسؤوليتنا الإعلامية تجاه القطاع الثالث ومؤسسات العمل الخيري، نقدم لكم هذا الملخص بتصرف، حيث نسلط من خلاله الضوء على خمس خطوات رئيسية، يمكن للمؤسسات بموجبها أن تستجيب بمرونة للانقطاع المحتمل بسبب أزمةٍ ما كأزمة فيروس كورونا، والاستفادة من ذلك باعتباره فرصةً لإعادة تصور العمل على نطاقٍ واسع.
- الخطوة الأولى: الإقرار بإمكانية العمل عن بعد مع كامل الفريق أو جزء منه.
يجب ألا تتجاهل حدوث ذلك - استمرار تفشي المرض- لأن تجاهل ذلك ليس بالاستراتيجية، فواقع الأزمة الحالية يوحي باستمرار تفشي المرض وتوسيع الحجر الصحي على نطاق أكبر. خطّط وكأن الطريقة الوحيدة لاستمرارك في العمل تتمثل في أن يعمل الموظفين عن بعد.
نصيحة أيكون برو هذا يتطلب أن تقوم المؤسسات والجمعيات الآن بالتواصل مع فريق العمل لديها، والاتفاق على كيفية القيام بالمهام عن بعد كلٌ بحسب تخصصه، وعلى كيفية تنفيذ الأعمال في حال تطلبت الظروف استجابة سريعة.
- الخطوة الثانية: حدد المهام والوظائف التي قد تتأثر.
فكر بالأدوار والمهام وليس فقط الأشخاص، ودوّن الأدوار والواجبات التي:
- يمكن إنجازها، ولو جزئياً، دون الحضور بشكل شخصي في مكان العمل.
- لا يمكن إنجازها، حتى جزئياً، خارج المكتب الفعلي.
- المهام التي لست متأكداً منها، والتي تعني أنك لست متأكداً من إمكانية القيام بها عن بعد، وفي ذات الوقت لست متأكداً من وجوب القيام بها داخل المؤسسة.
أثناء القيام بما سبق راجع أي مسلّمات افتراضية يُحتمل أنها غير دقيقة حول وظائف محددة تعتقد أن أداءها عن بعد غير ممكن، فمن خلال التخطيط السليم ووفقاً لتجارب سابقة، فإن ما تعتقد أنه لا يمكن القيام به عن بعد يصبح ممكناً.
أما المهام التي تندرج ضمن قائمة "لست متأكداً"، فكن فيها مستعداً للتجربة.
نصيحة أيكون برو : من خلال هذه الفكرة يمكن لمسؤولي الأقسام والملفات داخل المؤسسة/الجمعية تصنيف المهام التي لديهم وفق التقسيم السابق ووضع الخطط الملائمة لإنجاز أكبر قدر ممكن من المهام عن بعد، وخوض التجارب في المهام التي لا يعلمون إمكانية النجاح بالقيام بها سواء داخل المؤسسة أو عن بعد.
- الخطوة الثالثة: التدقيق في أجهزة تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات المتاحة، وسدّ أي ثغرات في الوصول إليها والاعتماد عليها.
قيّم مستوى ارتياح الموظفين لاستخدام تطبيقات محددة في العمل، واحرص على تدريب الموظفين على كيفية استخدامها ومعرفة ثغراتها، ولو بالتواصل الخيطي في هذه المرحلة، قبل أن تتفاقم الأزمة ويواجه الموظفين عقبات وثغرات أثناء استخدامهم هذه التطبيقات.
حدّد كذلك الأجهزة التي تملكها المؤسسة، والتي يمكن استخدامها، ووضّح مدى إمكانية استخدام الموظفين لأجهزة الكمبيوتر والمحمول الشخصية في العمل، وتأكدّ ما إذا كانت هناك أي مشاكل تتعلق بأمن البيانات والطريقة المثلى لحلها مسبقاً.
نصيحة أيكون برو : قد يكون من المهم الاستعانة بمختص تقني "موظف بمهمة" لحل الإشكالات التقنية التي قد تنشأ عن التحول التقني في العمل عن بعد، فالعمود الفقري لتماسك وسلاسة العمل والتواصل في هذه المرحلة هو الوسيط التقني، فلا تتردد في الاستثمار هنا.
- الخطوة الرابعة: جهّز بروتوكول تواصل مسبقاً.
يجب أن تحدد كيفية الوصول للجميع، كأن يتم وضع جميع معلومات الاتصال في مكانٍ واحد، وتوضيح القنوات الأساسية للتواصل مثل البريد الإلكتروني أو الواتس أب أو التليجرام، وتوضيح كيفية تنسيق فرق العمل مع بعضها.
نصيحة أيكون برو : يمكن لمسؤولي المؤسسات أن يحددوا طريقة تواص معينة بينهم وبين مسؤولي الأقسام كأن تكون مثلاً البريد الإلكتروني أو مجموعة واتس أب مشتركة أيهما أسهل استخداماً، وعلى مسؤولي الأقسام كذلك تحديد كيفية التواصل مع موظفي الأقسام، كلٌ بحسب التطبيق الذي يراه مناسباً له ولفريق قسمه ويحقق الفاعلية المطلوبة لإنجاز العمل.
- الخطوة الخامسة: تحديد طرق قياس الأداء الأنجع.
بمجرد القيام بكل ما سبق، سوف يتيح لك ذلك الكثير من البيانات حول أداء العمل، وسوف تلاحظ ما نجح وما لم ينجح من الأعمال، والسبب وراء ذلك، كما سوف تساعدك البيانات لتجيب على السؤال الأهم وهو: لماذا لا نقوم بهذا طيلة الوقت؟ إذ قد يساعدك هذا النجاح على تغيير أسلوب العمل التقليدي.
حتى الاجتماعات، فبدلاً من القيام بها داخل المكتب، يمكنك القيام بها عن طريق استخدام تقنية الفيديو المشترك، حيث أنك ستعرف بعد ذلك أن حوالي 80% من هذه الاجتماعات فاعلة بالقدر ذاته عند عقدها افتراضياً.
نصيحة أيكون برو : يمكن النظر للتجربة على أنها فرصة لاستكشاف خصائص المؤسسة ومدى ملائمتها لأنماط العمل المختلفة، سيما أن البديل هو ضمور المؤسسة وانفراط عقدها، أو التسبب بضرر للفريق "رأس مال المؤسسة" لا سمح الله.
لمزيد من التفاصيل، رابط المقال الأصلي: shorturl.at/akCPS