معيار إدارة المشاريع والدليل المعرفي لإدارة المشاريع
.png)
يُعد هذا المستند مرجعاً هاماً ودليلاً يمكن لمؤسسات العمل الخيري والإنساني الاستناد إليه في تطوير المناهج والأعمال المتعلقة بإدارة المشاريع، والتي قد تمكنهم من تحقيق نتائج أفضل تنعكس إيجاباً على مستوى السمعة أو على مستوى العلاقة مع المانح، وتساعدهم أيضاً على تقديم المخرجات بالجودة المرجوّة للفئات المستهدفة من هذه المشاريع.
تمثل هذه النسخة من (معيار إدارة المشاريع والدليل المعرفي لإدارة المشاريع) الإصدار السابع الصادر عن "معهد إدارة المشاريع - أمريكا" سنة 2021، مستنداً هاماً بشأن التغييرات (التطورات) التي تحدث في إدارة المشاريع والمناهج المستخدمة لتحقيق المنافع والقيمة من مخرجات المشاريع.
وهو مستند يخاطب جميع المعنيين المشاركين في المشاريع والذين يتحملون المسؤولية أو المسائلة عن نتاج المشروع، ويقدم لهم المبادئ والتوجيهات التي تمكنهم من فهم وإدارة مشاريعهم بالشكل الأمثل، بما يحقق النتائج المرجوة، بغض النظر عن الصناعة (مجال او موضوع المشروع)، أو الموقع، أو الحجم، أو منهج التسليم.
محتوى المستند قُسِّم إلى قسمين؛ القسم الأول تحدث عن معيار إدارة المشاريع، والغرض منه ولمن موجه، ثم تطرق إلى المبادئ الرئيسية لإدارة أي مشروع، والقسم الثاني تحدث عن الدليل المعرفي لإدارة المشاريع، إذ تناول مجالات أداء المشاريع، تم تطرق للتفصيل، واختتم بالنماذج والطرق والنتاجات المتعلقة بالمشاريع.
القسم الأول: معيار إدارة المشاريع
الغرض من معيار إدارة المشاريع، ولمن موجه؟
رأى المستند أن معيار إدارة المشاريع يوفر أساسًا لفهم إدارة المشاريع وكيف يمكن الحصول على النتائج المرجوة. وينطبق هذا المعيار بغض النظر عن الصناعة، أو الموقع، أو الحجم، أو منهج التسليم. ويصف هذا المعيار النظام الذي تعمل من خلاله المشاريع، بما في ذلك بيئة المشروع، والاعتبارات الخاصة بالعلاقة بين إدارة المشروع وإدارة المنتج.
كما رأى أن هذا المعيار يوفر مرجعًا تأسيسيًا للمعنيين المشاركين في المشروع. وهذا يشمل، على سبيل المثال لا الحصر، ممارسي المشاريع والاستشاريين، والرعاة، والمعنيين، والموردين الذين:
- يتحملون المسؤولية أو المسائلة عن نتائج المشروع.
- يعملون في المشاريع بدوام كامل أو جزئي.
- يشاركون في رعاية المشروع، أو ملكية المنتج، أو إدارة المنتج، أو القيادة التنفيذية، أو إدارة المشروع؛
- يوفرون الموارد لعمل المشروع.
مبادئ إدارة المشروع
يعتبر المستند أن مبادئ إدارة المشاريع ليست إلزامية بطبيعتها، فهي تهدف إلى توجيه سلوك الأشخاص المشاركين في المشاريع، وتستند على قواعد عريضة. لذلك يرى أن هناك العديد من الأساليب التي يمكن للأفراد والمنظمات من خلالها الحفاظ على التوافق مع المبادئ، وهي ما تُعرف بمبادئ إدارة المشاريع.
مبادئ إدارة المشاريع عددها 12 مبدأً، وهي تستند إلى أربع قيم وهي؛ المسؤولية، الاحترام، الإنصاف، الأمانة.
القسم الثاني: الدليل المعرفي لإدارة المشاريع
مجالات أداء المشروع
عرّف المستند مجال أداء المشروع بأنه مجموعة من الأنشطة ذات الصلة التي تعتبر مهمة للغاية لتحقيق نتائج المشروع على نحو فعَّال. تعد مجالات أداء المشروع مجالات تركيز متفاعلة، ومرتبطة، وتعتمد على بعضها وتعمل معًا من أجل تحقيق نتائج المشروع المرغوبة. يوجد ثمانية مجالات لأداء المشروع وهي؛ (المعنيون، الفريق، منهج التطوير ودورة حياة المشروع، التخطيط، أداء عمل المشروع، التسليم، القياس، عدم التيقن "المخاطر").
تشكّل مجالات الأداء مع بعضها كيانًا واحدًا. وبهذا الأسلوب، تعمل مجالات الأداء كنظام متكامل، يكون فيه كل مجال أداء معتمداً على مجالات الأداء الأخرى لتمكين التسليم الناجح للمشروع وتحقيق النتائج المرجوة منه بنجاح.
التفصيل
وفق المستند، فإن التفصيل يشمل فهم سياق المشروع وأهدافه وبيئته التشغيلية. تعمل المشاريع في بيئات معقدة تحتاج إلى تحقيق توازن في المطالب المتنافسة المحتملة والتي تشمل، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
- التسليم بأسرع ما يمكن،
- تقليل تكاليف المشروع،
- تحسين القيمة المقدمة،
- إنشاء تسليمات ونتائج عالية الجودة،
- توفير الامتثال للمعايير التي تُنَظِم العمل،
- تلبية التوقعات المتنوعة للمعنيين،
- التكيف مع التغيير.
يجب فهم هذه العوامل وتقييمها وموازنتها لتوفير بيئة تشغيل عملية للمشروع.
النماذج والطرق والنتاجات
عرّف المستند النماذج بأنها عبارة عن وجهات نظر للقائمين على المشروع يحددوا من خلالها استراتيجيات أو مناهج عمل المشروع. يمكن للنماذج أن تشكل السلوك وتشير إلى المناهج اللازمة لحل المشكلات أو تلبية الاحتياجات.
أما الطرق فهي الوسائل المستخدمة لتحقيق ناتج أو مُخرج أو أحد تسليمات المشروع.
والنتاجات هي مخرجات المشروع النهائية والتي يمكن أن تكون على شكل قالب أو مستند أو أي شكلٍ آخر.
المستند المكون من (373) صفحة خضع في تطويره لعملية جماعية طوعية هدفت لتطوير معايير إدارة المشاريع، حيث جمعت هذه العملية المتطوعين وآراء المعنيين العالميين في تجاربهم مع استخدام معيار إدارة المشاريع. تبرز أهمية المستند في أن تطوره لم يتضمن زيادة في عدد الصفحات فحسب، بل تضمن أيضًا تغييرات جوهرية وموضوعية في طبيعة المحتوى، وكلها تهدف إلى إيجاد معايير ومناهج ملائمة بشكلٍ كبير لكيفية إدارة أي مشروع، وبهدف تحقيق أفضل النتائج الممكنة من هذه المشاريع.
يمكن للمؤسسات والجمعيات الخيرية والإنسانية محاكاة ما ورد في هذا المستند عملياً من خلال إسقاط المعايير المطوّرة في إدارة مشاريعهم، ومحاولة إعادة شكل ومضمون مشاريعهم وفق ما ورد في هذا الدليل على صعيدي مجالات أداء المشروع والتفصيل، وهو ما سيمكنها من خلق طرق جديدة للتفكير والعمل بشكل تعاوني، وتحقيق مخرجات المشاريع بالشكّل الأمثل.
توصية: يُنصح المختصين في إدارة وتخطيط المشاريع الخيرية بدراسة معمقة لهذا المستند تفضي لإصدار دليل إرشادي يساعد الجمعيات على تطوير أداءها في المشاريع وفقاً لما ورد فيه.